ขั้นตอนพื้นฐานเกี่ยวกับการบันทึก มคอ.3/4 ที่ถูกต้อง คณะส่งแผนการเรียน พร้อมระบุ “อาจารย์ผู้รับผิดชอบรายวิชา” สำหรับบันทึก มคอ.3/4 มาที่ สวท. ก่อนเปิดภาคการศึกษา 4 สัปดาห์ (ตัวอย่าง) เจ้าหน้าที่ทะเบียน สวท. บันทึกข้อมูลวัน เวลาเรียนและอาจารย์ผู้สอน/อาจารย์ผู้รับผิดชอบรายวิชาให้แล้วเสร็จก่อนเปิดภาคการศึกษา 3 สัปดาห์ (ตัวอย่าง) งานเทคโนโลยีสารสนเทศ สวท. เปิดระบบให้อาจารย์ผู้รับผิดชอบรายวิชา สามารถบันทึก มคอ.3/4 ให้ทุกคณะก่อนเปิดภาคศึกษา 3 สัปดาห์ (ตัวอย่าง) อาจารย์ผู้รับผิดชอบรายวิชาบันทึก มคอ.3/4 ผ่านระบบทะเบียนนักศึกษาออนไลน์ให้แล้วเสร็จก่อนเปิดภาคการศึกษา 2 สัปดาห์ (คู่มือการบันทึก) งานหลักสูตร/อาจารย์ประจำหลักสูตร/รองคณบดีฝ่ายวิชาการ ติดตามการส่ง มคอ.3/4 ในแต่ละภาคการศึกษา (ตัวอย่าง) งานหลักสูตร/อาจารย์ประจำหลักสูตร/รองคณบดีฝ่ายวิชาการ ทำหนังสือบันทึกข้อความถึงกลุ่มงานวิชาการ สวท. นำส่งการบันทึก มคอ.3/4 เพื่อเก็บเป็นหลักฐาน กลุ่มงานวิชาการ สวท. รายงานการนำส่ง มคอ.3/4 ให้มหาวิทยาลัยรับทราบ